Автоматизация бизнес-процессов для предпринимателей

Программист, предприниматель, руководитель фирмы «Квадрат2» Илья Ильин работает в сфере 1С с 2006 года. Он поделился своим опытом и идеями, касающимися автоматизации бизнес-процессов.

— Илья, добрый день. Начнем с главного. Почти любой малый бизнес на определенном этапе осознает, что ему нужна автоматизация процессов. Есть ли какие-то универсальные программы или комплекс взаимосвязанных программ, которые позволяют решать вопросы автоматизации для малых компаний, малых фирм.
— Из трех вещей, которые мы сейчас выделяем, как основные цели автоматизации, я называю три ценности автоматизации, которые мы можем получить, они одна за другой идут, умещаются в 3-х этапный алгоритм приёма решения руководством, руководителем, собственником.

— Какие это этапы?
— Первый — это аналитика, оперативное получение исходных данных для принятия решения. В этом момент собственник смотрит какие-то отчёты, получает данные, с разных сторон рассматривает свой бизнес и на основе этого принимает решения. Второй этап — это управление бизнес-процессами. С помощью автоматизации мы можем соответственно наделять какими-то функциями пользователя, то есть — полномочиями. Обычно, чтобы наделить какими-то полномочиями, грубо говоря, ставим какую-то галочку, делаем какую-то доработку, добавляем какой-то вид документа или в программе прорабатываем некоторые бизнес-процессы. Важный критичный момент: со стороны заказчика нужен очень ответственный человек, который изнутри уже проконтролирует, что данные бизнес-процессы уже запустились, но, конечно, и мы с внешней стороны следим за этим.

— Можешь привести в пример какие-то кейсы?
— Конечно, например, управление дебиторкой. Руководитель, находясь где-то, пусть даже в отпуске, может заходить в базу данных с ноутбука, ставить там определенные галочки. Галочку ставит – стоп отгрузке тем клиентам, у которых дебиторка превышает определенный уровень. Всё, сразу у торговых представителей встают все отгрузки и приходится резко озаботиться сбором дебиторки.

— Ты говорил, есть три составляющих?
— Да, последняя составляющая вытекает из второй. Когда мы бизнес-процесс наладили, его можно оптимизировать, чтобы повысить производительность трудовой единицы, эффективность труда. Мы, например, делаем так, что некоторая операция выполняется в один-два клика и не нужно никакой текст набирать, не нужны лишние бумажки. Отдельный элемент оптимизации, который набирает популярность — электронный документооборот. Хорошая вещь. Сами начали пользоваться недавно. Настроили у клиента документооборот. Это завод. Минуя бумажные документы мы формируем в базе данных документ электронный, оправляем его через систему, подписываем электронной подписью, всё это юридически значимо. Экономится время на пересылке, на согласовании. Бумагомарательством нечего заниматься! Всё это хранится у клиента и у оператора связи, который аккредитован соответствующими правительственными структурами и это имеет юридическую силу.

— Поговорим о программных продуктах. Существует, к примеру, 1С:Бухгалтерия, там и склад есть, есть отдельные CRM системы для продаж в первую очередь, клиентов всех учитывать, со всеми очень четко прорабатывать, есть ПО для ведения кадровой работы. А есть ли какие-то системы, которые охватывают всё разом?
— Есть различные комплексные решения 1С: ERP, УПП и подобные. В них еще могут быть встроены модули от сторонних разработчиков, например отраслевые. Суть в том, что там обширный функционал, который объединяет различные направления учёта. Они очень громоздкие и еще часто люди пытаются внедрить всю систему сразу. Это ошибка. Я же сторонник отдельных взаимосвязанных систем. Их проще поддерживать, проще развивать, они более независимы. Тяжёлые системы требуют постоянной поддержки, но они удобнее в ключе того, что все данные есть в режиме «Одного окна». Проще вопрос решается с выделением управленческого блока, у настройки обмена данными с другими блоками учёта (бухгалтерией, кадрами и т.п.). Управленческий учет обычно подстраивается под конкретного клиента. Его можно обновлять, когда разработчик выпускает какие-то особо «вкусные» доработки, обновления, которые стоят того, чтобы потратить на них силы и их внедрить. Лучше, конечно, периодичность какую-то выдерживать, чтобы не накапливать много работы по обновлению и идти в ногу со временем.

— Есть программные продукты, которые бы ты выделил?
— 1С:CRM мощная система, в том числе за счет того, что она конфигурируемая. 1С-Битрикс это программный продукт, который изначально существовал просто как Битрикс. Была такая компания, они так и назывались Битрикс. Потом 1С вошла в долю. Связь с продуктами 1С, по моим ощущениям, сложнее, чем на других похожих продуктах. АМО СRM популярная, но я с ней пока не сталкивался. Впрочем, по бухгалтерии, думаю, вариантов нет, лидер — 1С. Для малого бизнеса начал выстреливать сервис «Мое дело». Но 1С и его тоже приобрела успешно. «Мое дело» неплохой продукт, но это лишь облегченная форма сдачи отчетности. Предпринимателям не надо платить бухгалтерам, в три клика сформировали отчетность, отлично!

— Чтобы предприятию малого бизнеса начать автоматизацию, что нужно?
— Совсем неавтоматизированных предприятий не бывает. В крайнем случае Excel уже везде есть, это начальная стадия автоматизации. Мы начинаем с описания того, что есть. Клиент рассказывает: это ведем в Excel, то — в облаке, вот такой персонал, вот такой документооборот, вот такие люди, вот тем-то они занимаются. Мы вникаем в суть. Спрашиваем, что бизнес не устраивает в текущей ситуации, и далее работаем по трём этапам, о которых я говорил ранее. Если в продукте чего–то не хватает или реализовано не так, как хочет клиент, мы оцениваем бюджет на доработку этого продукта, описываем укрупненно весь проект, потом делим его на части.

— Вы выступаете как программисты или как консультанты?
— Как партнеры, это важнее,. Но, в том числе и как консультанты в рамках своего опыта. Я, к примеру, прохожу обучение как предприниматель. Это нужно и чтобы понимать, что нужно клиентам, сам у себя автоматизирую и понимаю, что может быть интересно клиентам. Есть и опыт клиентов, накопленный за десять лет. Мы растем, развиваемся вместе с ними.

— Но, говорят, любой программист хочет разработать свое ПО и внедрять именно его?
— Тут тонкий момент… Мы планируем тоже выйти в свое программное обеспечение, но не с целью его внедрять. Внедрять мы можем и чужие продукты, бюджеты не сильно разнятся. Интереснее именно выйти в серийный продукт. Мы сейчас идем от вопроса: «А что нужно нам самим?». Мы делаем то, что нужно нам, а именно — систему учета постановки задач. Мы ее делаем по методике Agile:Scrum, это общепринятая мировая методика. На платформе 1С я адекватных решений не нашел, поэтому взялись за свое. Потом попробуем это продавать.

— По какому алгоритму оцениваете стоимость работ?
— Ценообразование классическое. Почасовая оценка работы, но есть элемент, расширяющий возможности. В чем он заключается? По методике Scrum, прежде чем начать работу, набрасывают задачи и оценивают, сколько примерно работы потребуется на ту или иную задачу. После выполнения соотносим с реальными затратами времени, корректируем. Это позволяет выдерживать сроки и получать наибольшую ценность для клиента.

— Малому бизнесу это вообще по карману? Сколько «весит» в среднем проект?
— Средняя задача по бюджету укладывается в среднем в 2-3 часа. По нашим текущим оценкам на 1200 рублей эти часы умножаем, получается 2400-3600 рублей. Если клиенты захотят вообще всё, то проекты выходят от 100 до 200 тысяч рублей. Предварительная консультация денег не стоит, но вот за проработку проекта мы деньги берем.

— Кратко сформулируй свою миссию. Что вы даете своим клиентам?
— Есть такая профессия, Родину автоматизировать! Мы позволяем расширить аналитику бизнеса, увидеть его с разных сторон. Мы повышаем управляемость бизнес-процессов. Мы повышаем эффективность труда корпоративных сотрудников, помогаем сокращать расходы и увеличивать прибыль наших клиентов.